Porque as suas listas de tarefas não funcionam

Eu passei anos lutando com as minhas listas de tarefas, tentando fazer elas funcionarem, pra que eu pudesse me manter organizada e não me perder no acompanhamento das coisas que eu tinha pra fazer.

Porque as suas listas de tarefas não funcionam, Natália Rosin
foto cortesia de pixabay/SplitShire

Tentei anotar em folhas de papel em branco, em to-do lists fofinhas impressas em papel, em cadernos, testei aplicativos de computador, aplicativos de iPhone… ih, por aí vai… Cada hora uma nova forma de organizar minhas tarefas parecia promissora, até o momento em que deixava de ser.

Eu literalmente migrava de uma ferramenta pra outra a toda hora e nada resolvia o meu problema.

Alguém se identifica?

Demorei muito tempo pra descobrir o que estava errado e o que eu teria que fazer pra consertar e finalmente ter uma lista de tarefas que funciona. Eu não quero que você demore tanto quanto eu, então vim te ajudar. ~ó, quem poderá me salvar?~

Então por que raios a sua lista de tarefas não funciona?

1) Porque você não tem um sistema confiável

Sabe qual é o princípio mais importante para uma to-do list que funciona?

Ela precisa ser absolutamente confiável.

O que isso significa? Significa que você precisa confiar no seu sistema de tarefas a ponto de ter certeza que todas as tarefas da sua vida estão lá. Você não pode estar pensando a todo momento “Preciso fazer isso“, “Ixi, não posso esquecer de fazer aquilo!“, “Caramba, ainda não fiz essa coisa…

Se você NÃO coloca TODAS as suas tarefas no seu sistema, você passa o dia inteiro ansioso, gastando energia com esses pensamentos e por isso fazendo menos do que deveria.

Quando você não confia que o seu sistema está completo, você vai sempre ter a sensação de que está faltando algo, mas não vai saber o que é. Aí chega um momento em que você desiste do seu sistema e passa a querer usar sua mente pra guardar as tarefas, afinal “ali naquela lista não tem tudo que você precisa fazer mesmo“.

Você entra num ciclo interminável de ansiedade e baixa produtividade.

“Essa preocupação constante e improdutiva com todas as coisas que precisamos fazer é o maior consumidor do nosso tempo e energia.” – Kerry Gleeson

Tarefas grandes ou tarefas pequenas, urgentes, importantes, de trabalho ou de casa, pra agora ou pra daqui a 6 meses… Todas elas precisam sair da sua cabeça e ir para a sua to-do list.

Quando eu comecei a seguir esse conselho do David Allen, do Getting Things Done, e passei a usar o Nozbe, um aplicativo de gerenciamento de tarefas, minha produtividade foi nas alturas. Finalmente eu encontrei a metodologia perfeita de organização e o sistema perfeito onde colocar a metodologia em prática. Já estou usando o Nozbe há mais de 1 ano e amo, nunca mais pensei em migrar pra outro sistema.

2) Porque você não quebra suas tarefas nas menores possíveis

“Começar meu novo blog” não é uma tarefa atrativa de ser cumprida. Pelo contrário, ela é assustadora! Ela vai morar pra sempre na sua lista de tarefas porque você não sabe por onde começar. Na real, essa não é uma tarefa por definição, é um projeto.

Um projeto é formado por um conjunto de tarefas. Então “Começar meu novo blog” deve possuir várias tarefas menores que juntas vão levar ao objetivo de ter um blog novo. O que você tem que fazer então é sempre pensar na primeira menor tarefa, e na segunda depois dela, e assim por diante. Por exemplo:

  • “Criar uma conta no wordpress”
  • “Listar ideias para o nome do blog”
  • “Esboçar os assuntos do blog”

Quando você olha pra essas tarefas separadamente, parece mais possível de ser feito, né? Já não é tão amedrontador pensar em começar um blog novo.

3) Porque suas tarefas não começam com um verbo de ação

Parece bobeira, mas cada tarefa deve começar com um verbo de ação.

Um verbo representa um comando de “mexa-se” para o cérebro, mas não vai adiantar muito se ele for um verbo vago. Ele tem que remeter a uma ação específica.

Ao invés de “Pensar sobre assunto X” que tal “Esboçar ideias sobre assunto X”?

Parece muito mais digna de ação, não é? Eu já me vejo com um lápis na mão começando a listar ideias no papel!

4) Porque você não revisa periodicamente sua lista de tarefas

Esse “porque” anda de mãos dadas com o primeiro lá em cima. A revisão periódica é totalmente essencial para se ter um sistema confiável, é a cereja do bolo.

Eu faço uma revisão semanal, como sugere o David Allen, ao final de cada semana. Dentre outras coisas, eu repasso por todas as tarefas dentro dos meus projetos no Nozbe, atualizo o que precisa atualizar, e depois vejo se ficou alguma tarefa de fora. Durante a semana, eu vou colocando tarefas que surgem na minha mente na hora que elas surgem, justamente pra tirar de mim. Mas, nesse momento da revisão, se ainda ficou alguma rondando pela minha mente, ou se eu penso em novas tarefas na hora, eu jogo no Nozbe.

É também nessa revisão semanal que eu olho meu caderno, bloco de anotação e calendário pra ver se alguma coisa ficou sem a devida tarefa anotada na minha lista de tarefas.

E você, me diz: Qual desses motivos te impede de ter uma lista de tarefas que funciona de verdade? Que mudança você acha que pode começar a aplicar pra JÁ?


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  • Lívia Cunha

    Definitivamente não listar tudo e, consequentemente, não confiar na minha lista de tarefas. Mas acho que influencia também gostar de muitas coisas e mudar de ideia várias vezes. Acontece com você também?

    • Paula Maria

      Ter mil ideias e não saber por onde começar. Esse tem sido meu maior desafio, Lívia… Como saber o que priorizar?

    • Lívia, eu estou sempre fervilhando de ideias e mudando o curso dos projetos, acho que assim como você! Mas com o sistema que eu implementei dificilmente me perco, acho que o segredo está em ter ideias e anotar logo pra não esquecê-las, e na revisão semanal (ou em momentos em que estou fazendo um planejamento de algum projeto), que é quando eu transformo as ideias em planos de ação, e aí sim defino as tarefas.

      E o mais importante, o sistema de tarefas não deve ser algo que engesse suas ações ou bloqueie sua criatividade, muito pelo contrário! Acho que é ele que me possibilita ser criativa e flexível o quanto eu bem entender, porque ele faz o essencial, que é liberar a minha mente para o que é importante.

  • Mariana Calil

    Tanto não ter um sistema confiável quanto não revisar (e, realmente, os dois estão muito ligados… Se não dá para confiar, por que perder tempo revisando?).
    Mas uma das minhas justificativas para o sistema não ser confiável é a forma como eu processo as tarefas e projetos. A maioria dos métodos que eu encontro pela internet são extremamente cheios de detalhes que me deixam perdida (principalmente esse de 10 mil pés etc. do David Allen). E eu não consigo desenvolver um sistema sozinha. Sendo muito metódica, acabo ficando desmotivada com aquelas tarefas todas bagunçadas na caixa de entrada e paro de colocá-las por lá.
    Como você costuma processar suas tarefas, Natália?

    • Mariana, eu me baseio muito no GTD, com alguns inputs meus. Agora que você perguntou, acho que vou fazer um post falando mais sobre como é o meu processo, o que você acha? Me ajuda, quais são suas dificuldades com o GTD especificamente? Assim posso tentar cobrir esses pontos no post! ;)

    • Mariana Calil

      Acho que seria maravilhoso! :D
      Minha principal dificuldade é dividir o que é o que… Por exemplo, entre projeto e área de responsabilidade (10.000 e 20.000 ft) a diferença pode ser muito sutil. E sobre as metas mais para frente (30.000 e 40.000 ft)… Por mais que sejam coisas lá pra frente, eu já tenho ações agora. Um exemplo: quero comprar um apartamento em 5 anos (40.000 ft), mas preciso ter X de retorno em um fundo de investimento em 2 anos (30.000 ft), além de transferir algo da minha conta corrente para o investimento agora (ou seja, ação, 0 ft)… Como eu organizo isso tudo, sabe? Parece que as categorias são uma divisão muito artificial, a fluidez do processo é mais orgânica.

    • Mariana Calil

      (MEU DEUS, COMO EU FALO)

    • Hahahah, mas valeu! Vou pensar num post novo mais profundo e você já ajudou, mas já adianto uma coisa: O GTD pode ser tão simples quanto você quiser. Você não precisa se apegar à complexidade se você não precisa disso ;)

    • Mariana Calil

      Oba, ansiosa pelo post!
      E desde já vou tentando me adaptar e usar de novo o GTD. :)

  • Até agora só consigo me organizar com um caderninho.
    Já tentei de tudo também, principalmente porque quero me livrar do esquema folhinhas fofinhas e caderninhos e produzir menos lixo em casa. Sonho em encontrar um app que dê certo pra mim hehehe inclusive, vou testar esse Nozbe e ver se é o the one pra mim :D

    • Fábia, testa sim, recomendo demais! Eu tento ser o máximo digital possível por vários motivos, dentre eles produzir menos lixo, como você, mas também pra que seja sempre possível acessar minhas coisas de qualquer lugar que eu esteja, além de não ter o risco de perder algo (afinal a gente vive perdendo folhas e papeizinhos né?).

  • Paula Maria

    A maior dificuldade é definir prioridades. Sigo primeiro pelas necessidades do dia a dia e essas eu consigo cumprir bem. Mas quando se trata de novos projetos e ideias, tudo fica mais difícil de listar e delimitar. E de agir!
    Eu uso o Keep do Google mesmo, mas confesso ter dificuldade em agrupar listas dentro de um mesmo assunto de interesse, como o planejamento do meu casamento. Esse app que vc usa dá esse tipo de ideia de organização?

    • No Nozbe dá pra você separar as tarefas por Projetos e por Contextos, parece que seria útil no seu caso, Paula ;)

  • Natália, seus posts têm me atraído bastante desde a retomada de postagens! Eu comecei a ler sobre GTD mas confesso que nem isso tem me ajudado com as listas de coisas a fazer. Li muita coisa no blog Vida Organizada, criei um sistema no Evernote, mas ainda não me parece o suficiente para “controlar” todas as atividades, das pequenas às grandes, e ainda me perco em meio a blocos, cadernos, aplicativos e sistemas de gerenciamento… Às vezes acho que o melhor é simplicar tudo e me dedicar a fazer só uma lista por dia, mas aí o planejamento fica prejudicado e acabo voltando à estaca zero…

    • Verônica, o melhor mesmo é ir com calma, sem achar que você vai estar no controle de tudo logo de cara. Você já leu o livro do David Allen? http://nataliarosin.com/gtd

      Espero poder trazer um post novo sobre o assunto em breve, acho que pode ajudar você também ;) Beijo e obrigada pelo comentário!

  • Tenho sérios problemas em confiar no sistema! Quando surge alguma ideia e estou longe do celular ou pc acabo pensando “ah, depois eu anoto.” Nesse meio tempo esqueço tudo e fico sem realizar tarefas e com projetos atrasados.
    O que quero aplicar pra ontem é estipular parte da noite dos domingos para definir as tarefas da semana.
    Também quero muito ler o livro do GTD! Você já falou super bem e a autora do blog vida organizada também!
    Quero tentar aplicar no wunderlist, adoro o visual dele!!

    Um beijo e muito obrigada por mais um conteúdo super útil! :*

    • Obrigada você por ter comentado, Cristina! Lê o livro sim, você vai poder pegar todos os insights do autor e testar as ideias na sua rotina. Beijo!

  • Vanessa Avelans

    Pra mim é muito difícil ter essa disciplina de revisão, é novidade em minha rotina.Nunca consegui usar agenda, por exemplo, por também ficar perdida o que e como anotar. Tem um tempo que comecei a pesquisar sobre o GTD, comecei montando um sistema no evernote, mas confesso que a disciplina de tirar as coisas da cabeça e anotar é desafiador. Não tive muito sucesso. Mas também não li o livro sobre GTD, talvez isso seja uma grande diferença. Faço a lista da semana, mas acabo tendo rejeição ao ler a palavra e acabo procrastinando. Vou testar mudar a forma de escrever como sugeriu. Como foi pra vc esse processo de introdução de nova rotina, atençao e organização das tarefas?

    • Como toda nova rotina, foi um esforço inicial grande, Vanessa. Inclusive até encontrar meu ritmo próprio, descobrir o que funcionava melhor, o que não funcionava, testar abordagens, coisas novas e etc. Não é fácil mesmo, mas eu encarei como um investimento que ia se pagar no médio/longo prazo.

      Ah, leia o livro sim! Não tem outro jeito melhor de entender tudinho senão lendo do criador da metodologia.

  • Maria Fernanda Freitas

    Oi Nati, muito legal esse texto…eu sou pessima com aplicativos para tarefas, costumo usar listas mesmo do que preciso fazer, mas nao criei ainda uma rotina de seguir a lista, nao me perder…vou ollhar esse Nozbe, mas sei nao se vai rolar! rs bjs

    • Maria Fernanda, não coloca barreira antes de tentar não. Vai com fé ;)

  • Naine Gomes

    Ooi! Estou adorando os posts :) O que mais me atrapalha é o motivo 1 porque faz com que eu esqueça de consultar a lista e assim quando lembro de olha-la vejo que esqueci de fazer alguma coisa que tava la, e como n olho com tanta frequencia, n anoto tudo lá :/ acho que isso é ciclo. Beijos

    • Acho que esse é mesmo o motivo principal das pessoas, Naine! Você não está sozinha :)

  • Preciso dizer o quanto amei esse post! Faz muito tempo que venho lutando com a minha lista de tarefas, e nem é por não saber o que fazer, mas pela simples falta de disciplina… há algum tempo que descobri que fazer essa lista mental acaba me deixando ansiosa e estressada, geralmente quando consigo passar tudo o que está “voando” na mente para o papel, vejo que o cenário nunca é tão grave como eu pensava, que vou dar conta de fazer tudo, mas o difícil é ter a disciplina de SEMPRE passar as coisas para a lista “física”.

    Já tentei muitas coisas também, pesquisei sobre o sistema GTD e acho legal, mas muito complexo… quando a coisa tem etapas demais para seguir não é comigo, haha. O que mais funcionou pra mim até agora foi o Wunderlist, ele é simples e tem um visual limpo, tem a caixa de entrada e depois dá pra separar grupos de projetos maiores com tarefas dentro de cada grupo e ainda quebrar ao máximo as tarefas, tenho no computador e no celular, mas como disse, o problema é a disciplina, preciso muito trabalhar isso.

    Também quero saber sobre o seu processo com o GTD Natz! :)

    • Juli, vou te dizer mais ou menos a mesma coisa que disse pra @mscalil:disqus aí em cima: O GTD é tão flexível quanto é complexo. O que isso quer dizer? Ele só precisa ser complexo se você quiser! Eu, por exemplo, escolhi que ele seja simples, pra me ajudar, não pra impor mais complexidade no meu dia-a-dia. Ele faz parte do meu sistema, mas não é a única coisa em que me baseio.

      Tô doida pra preparar um novo post com o meu processo, mas antes preciso pensar direitinho em como passar o que eu já faço de forma intuitiva pro papel de um jeito que fique simples pra vocês pegarem a ideia! Wish me luck ;)

  • Ana Carolina Montezuma

    Olha… Me encontrei com o app Todoist. Além de listar as tarefas, ao cumpri-las é possível que vc ganhe pontos e vá evoluindo seu status. Se vc é do tipo de pessoa competitiva e que curte uma gamificação para se motivar, eu recomendo!
    Uma dica importantíssima é que o planejamento do dia seguinte seja sempre feito no dia anterior… E com as dicas da Natália as tarefas fluem melhor…
    Essa questão de dissecar afazeres mais complexos em afazeres mais simples é um aspecto que nunca havia refletido. Acredito que isto alivie no processo quase que impulsivo da procrastinação… Sempre haverá um ponto de partida possível.
    Bacana… Gostei do post…

    • Exatamente, Ana, quando você quebra nas menores tarefas possíveis te mostra que sempre há um ponto de partida possível e fácil. :)

  • Misia

    Oi Natália gostei e gosto do seu blog porque ele vai direto ao ponto sem rodeios, isso me conforta! rs, mas tem um detalhe: eu ainda não me adaptei a essas listas de tarefas de casa, que falam façam isso hoje, amanha isso, daqui um mês e por ai vai. Comigo não funciona, já tentei, mas me senti um robô na ocasião, aff! Mas me tira uma duvida: como você trabalha no seu dia a dia, esse quesito tarefas de casa? como fica distribuído isso na tua lista de tarefas?
    Bjos!
    Aguardo.

    • Misia, esse foi um elogio e tanto, porque eu gosto de ser exatamente assim, direta ao ponto e bem prática. Obrigada! :)

      Eu não funciono na base de colocar data pras minhas tarefas, salvo exceções. Faz o seguinte, lê esse post onde eu conto um pouco como gerencio minhas tarefas e se ainda ficar alguma dúvida, deixa lá nos comentários que eu te respondo: http://nataliarosin.com/gerenciamento-tarefas/

      Beijos, e muito obrigada pelo comentário :)