4 Passos Simples para Fazer a sua Lista de Tarefas Funcionar

Há algumas semanas, escrevi  o post Porque as suas listas de tarefas não funcionam e muita gente compartilhou as dificuldades que enfrenta com suas listas de tarefas. Algumas pessoas perguntaram como eu organizo e processo minhas tarefas, então resolvi escrever um resumão falando como eu faço isso.

Como eu gerencio minhas tarefas: Meu guia para iniciantes, Natália Rosin
foto cortesia de pixabay/StartupStockPhotos

Devo lembrar que essa é a minha rotina, muito inspirada no método do David Allen, Getting Things Done, e que fui adaptando e testando, até chegar ao que faço hoje. E pode ser que daqui a um tempo mude, algo novo apareça, ou minhas próprias necessidades evoluam. É bom sempre ter em mente que nada é tão padronizado que você tenha que seguir à risca. E muito do que funciona para uma pessoa pode não funcionar pra outra, mas quero compartilhar o que funciona pra mim.

“Não há regras, leis ou tradições que tenham aplicação universal… inclusive esta.” – Wayne W. Dyer

Só não diga que não funciona pra você sem antes testar, e testar de verdade. Muita gente fala que não é uma pessoa de acordar cedo, mas nunca testou isso realmente. Eu também não era. Desde nova, ia dormir muito tarde, não acordava cedo e passava o dia com sono. Hoje eu acordo às 5h da manhã com uma disposição que eu nunca achava ser possível.

Mas hoje a gente não vai falar de acordar cedo (já falei sobre isso neste post), então vamos parar de enrolar e começar o assunto de verdade!

Quando eu li o livro do David Allen, no final de 2013, minha mente explodiu e eu comecei a ver uma luz no fim do túnel pra minha falta de organização com o meu dia-a-dia. Comecei a aplicar os passos que ele descrevia, antes mesmo de terminar de ler o livro todo, e desde então tenho adaptado e ajustado de acordo com a minha necessidade e com que funciona melhor pra mim.

Esses são os passos exatos pelos quais eu passei para iniciar a organização do meu sistema, desde o início:

1) Capturar tudo que está na cabeça e colocar pra fora

Eu fiz isso como o David Allen recomenda: Catei um cesto grande, escrevi cada coisa em uma folhinha de papel e joguei no cesto. A ideia aqui é capturar tudo o que está em aberto e não-resolvido, e não definir as tarefas exatamente. Ele também fala pra você coletar tudo que está fora do lugar no seu ambiente físico: cartões de visita, papéis, objetos etc. Coisas que você deixou lá pra decidir depois o que fazer, mas ainda não fez.

Mas acho que o mais importante pra mim foi realmente tirar tudo que estava vivendo na minha mente e passar pro papel. Tudo, absolutamente tudo, relacionado a todas as áreas da minha vida. Qualquer pequena coisinha que eu lembrava ia pro papel. Nessa hora, não era o momento de julgar o que era cada coisa, era tentar ir no automático: pensar em algo não-resolvido -> escrever. Gastei umas 3h nessa fase, mas compensou.

No livro, ele dá uma lista de lembretes de coisas incompletas para revisar depois de começar essa fase de captura, como uma cola pra ver se você esqueceu de algo. E claro, quando algo me ocorria passando por essa lista, eu escrevia e jogava no meu cesto.

2) Separar as ações em projetos

Depois que eu enchi o meu cesto, era hora de ESVAZIAR! Isso não significa que eu executei as ações que eu capturei, mas somente decidi o que eram e o que eu ia fazer com cada uma delas.

Então peguei 1 papel de cada vez no cesto e decidi o que ia fazer com ele: descartei o que não precisava, deleguei tudo que não era eu a melhor pessoa para fazer, e o mais importante: comecei a definir as tarefas e jogar no meu sistema, que é o Nozbe, separando-as em projetos. E em contextos.

Aqui vale uma palavrinha sobre os contextos porque nem todo mundo pode estar familiarizado com esse termo: Contexto é uma forma de categorizar suas tarefas, separando geralmente por local ou ferramenta que você usa pra executar aquela tarefa. Por exemplo, esses são alguns dos meus contextos: Em casa, No escritório, Computador Offline, Computador Online, Telefone, Na rua etc.

natalia-rosin-gerenciamento-tarefas-contextos

alguns dos meus contextos

Eu também uso outros contextos que são importantes pra mim:

  • Em espera: Quando a tarefa depende de outra coisa ou eu preciso esperar que algo aconteça antes praí sim trabalhar nessa tarefa.
  • Algum dia/Talvez: Essa é uma lista de coisas que eu quero fazer mas não necessariamente eu tenha que fazer. É como se fosse uma lista de desejos.
  • Pra semana: Vou falar no próximo tópico. ;)

Eu gosto de trabalhar com contextos porque assim posso agrupar tarefas que precisam de um mesmo ambiente pra serem realizadas. Por exemplo, se eu estou em um local sem internet, posso checar a lista em “Computador Offline” e escolher as tarefas que quero fazer aproveitando que estou sem internet. Ou quando tenho um tempo pra fazer telefonemas, posso ver as tarefas que estão sob o contexto “Telefone” e fazer vários numa mesma tacada.

Então pronto, esses dois primeiros passos foram os necessários para eu setar o meu sistema. Claro que não ficou perfeito de primeira (nem de segunda =P), mas já foi o pontapé inicial pra eu começar a trabalhar de forma mais organizada e produtiva.

3) Definir as tarefas da semana

Agora com todas as tarefas fora da minha mente e em um sistema confiável, eu pude começar a ser mais proativa com o que eu queria fazer. De início, falando a verdade, não foi muito fácil ser realmente produtiva mesmo com a minha lista de tarefas confiável. Eu fiquei meio paralisada diante da quantidade de tarefas e de como eu ia escolher o que queria fazer a cada dia.

Foi quando, depois de algumas semanas, relendo o 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, do Stephen Covey, que eu pesquei a ideia de basear a minha semana nos meus Papéis Principais na Vida. Todos nós temos nossos papéis principais na vida: pai/mãe, empreendedor, amigo, dono de casa, filho, funcionário, esposa/esposo. Se você é empreendedor solo, então você tem vários papéis dentro disso: diretor/marketeiro/suporte/gerente/…

E a ideia é planejar a semana tentando abranger tarefas que envolvam todos esses papéis principais, pra que você possa ter um balanço saudável em todas as áreas da sua vida.

Então a cada semana, eu faço uma revisão semanal do sistema e defino as minhas tarefas da semana, com pelo menos uma tarefa importante pra cada um dos meus papéis. Importante pra mim é aquela ação que me leva mais pra perto do meu objetivo, e ela pode ser urgente ou não.

Eu coloco essas tarefas sob o contexto “Pra semana”, assim posso acompanhar dia-a-dia como estou evoluindo com a execução das tarefas.

4) Definir as tarefas do dia

Agora com a lista das minhas tarefas “Pra semana” eu posso a cada dia, decidir o que quero fazer no dia seguinte. Pra isso, eu uso a função “Priority” do Nozbe, que funciona pra mim como uma lista de próximas ações.

Na noite do dia anterior, eu clico na estrelinha ao lado de cada tarefa que eu quero realizar no dia seguinte e vou dormir em paz. Eu sempre tento colocar de 1 a 3 (quase sempre 2) tarefas maiores e mais importantes, e organizo a lista pra que elas sejam as primeiras a serem realizadas.

lista de próximas ações

lista de próximas ações, com tarefas do dia

Para cada tarefa que eu crio, incluo o tempo estimado pra realizar aquela atividade, então quando estou montando a minha lista do dia, tento nunca ultrapassar o tempo total de 8h. Assim posso deixar espaço pra imprevistos e para algumas tarefas que vão levar mais tempo do que eu imaginava.

A minha lista diária inclui tarefas de trabalho e pessoais, com coisas que eu preciso fazer de manhã, tarde e noite. Se você for criar uma lista só para o trabalho e você trabalha 8h por dia, considere ficar dentro do tempo total de 6h, para deixar espaço para os imprevistos.

natalia-rosin-gerenciamento-tarefas-tempo

tento sempre deixar o tempo estimado por volta de 8h pras tarefas do dia

Ah, uma coisa que faço quando eu estou implementando um novo hábito é incluir a atividade na minha lista diária de uma forma automática, usando a função de repetir do Nozbe. Assim eu tenho essa tarefa como um lembrete diário, sem precisar me preocupar em ficar inserindo essa tarefa todos os dias. Quando vejo que o hábito já colou, tiro definitivamente a atividade do meu sistema de tarefas.

Se este post te ajudou de alguma forma, diz aí nos comentários: O que você pode começar a aplicar hoje?

dicas-achar-paixao-natalia-rosin-rodape-post-1

  • Natz, adorei conhecer um pouco mais do seu processo! Realmente não é da noite para o dia que a organização acontece, vejo que o meu processo começou há uns dois anos ou mais, e com os seus posts eu pude perceber o quanto já aplico vários passos desses sem nem mais perceber.

    De tudo o que você colocou, acho que o que estava faltando mesmo era definir melhor projetos e separá-los em tarefas de ação, aqui na La Vanille estamos aplicando essa definição de tarefas semanais e diárias no Wunderlist (escolhemos esse método e tacamos fogo nos caderninhos e mil papéis de “to do lists” haha, agora estamos centralizando tudo lá), e a coisa já começou a andar melhor, a proposta é todos os dias pelo menos realizar 2 ou 3 dessas tarefas que temos, mesmo que pareçam pequenas, temos visto a coisa finalmente avançar. Adorei ver as imagens de como você organiza na prática, ficou mais fácil de visualizar a teoria toda!

    De todos os tópicos pra mim o que foi mais importante aprender a fazer foi capturar tudo o que está na cabeça e colocar para fora, fiz isso a primeira vez há um bom tempo depois de ler uns posts da Lara Casey para o Making Things Happen, e foi libertador! Esses dias ainda peguei as folhas onde eu escrevi o que estava na minha cabeça na época, e me surpreendi como de lá pra cá consegui realizar e organizar muitas coisas escritas ali, minha falha foi não fazer disso um hábito, e o teu blog tem me ajudado muito a retomar a organização da vida. :)

    • Juli, definir as tarefas semanais com foco no objetivo maior do ano ou trimestre é algo essencial pra mim! Fico super feliz de saber que tenho te ajudado, é um prazer :)